資料を電子化して勉強や事務仕事・手続きをスムーズに! | ばぶばぶログ

資料を電子化して勉強や事務仕事・手続きをスムーズに!

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 本日は、勉強や事務仕事を簡単かつ合理的にしてくれるシンプルな方法をまとめてみたいと思います。

電子化による書類の整理と管理

 簡単な話で、電子化しておこう!ということです。

 電子化とは、紙書類をデータとしてコンピュータで管理するようにしてしまうことをここでは言っています。ばぶの場合は基本的に書類は PDF として、写真は JPEG として管理をしています。

どういった書類を電子化するか

 できれば、すべてです。

 あらゆる書類を電子化します。そこに達し、それを苦なく維持できるように生活に組み込んでしまうところまで行けば完璧ですが、まずは何を優先し、どのようにやってみるのがよいか述べたいと思います。

まず電子化して保存する書類

 ● 免許証

 ● 健康診断個人票(雇入時)

 ● 卒業証書

 ● マイナンバーカード

 (● 住民票)

 これらの個人情報や証明書をスキャナで電子化し (表裏!カラーとモノクロそれぞれをつくるとなおよし)、PDFファイルで持っておきます。

どうやって電子化するかまずそこから

 前後してしまっていますが、ではどうやって電子化するのか。

 具体的には、スキャナーは何を使うか、が大事ですね。ばぶが使っている機器を紹介します。おすすめです。少々値が張りますが、その後の効率化を考えれば全く悪くない投資です。

 ScanSnap の iX1500 がお勧めです。

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 このFujitsu の ScanSnap シリーズは大変によくて、この前の機種の iX500 も大変によい製品で出たときからずっと使っています。

富士通 ScanSnap iX500 FI-IX500A 目安在庫=△

 一次、Canon の imageFORMULA DR-C225 に浮気しており、コンパクトでよかったのですが総合力ではやはり ScanSnap でしたね…。

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 ばぶが取り込んできたものは、大学などの講義資料などすべて、上記で説明したような証明書類、裁断した書籍、レシート、カード、名刺、メモ、カレンダー、手帳、ノート…なんでもかんでもすべてPDF にしたうえで、付属ソフトである Adobe Acrobat ですべて自動文字認識(OCR)をかけて検索できるPDFとして保存しているのです。

作業は毎日少しずつ

 こういうのってやる手間暇が…とか、まめじゃないから…とか、いろいろあると思いますし、まとめてやると結構時間も根気もいるし、やったことがないと何が便利なんだかわからないこともあるんですよね。

 しかし!、一度慣れてしまって習慣化してしまえば、そして完璧を求めなければ、iXシリーズで毎日少しだけ作業するだけで、完璧な電子ログが作れ、書類探しから解放され、何かの時にもすぐに印刷するだけで書類が出せる。

 しかも検索は非常に便利なうえに、紙自体は捨ててもいいものがとても多いことに気づくと思いますので、部屋がとてもきれいにすっきりします。

 こつとしては、スキャナをデスクの使いやすいところに置くことと、次に示すグッズで紙の資料そのものをらくらく裁断、加工、処分できるようにしておくことです。

紙を処理する

 紙の資料もぺら紙であれば取り込むだけなのですが、冊子体になっていたり、ホッチキス止めされていたり、書籍だったり、リーフレットだったり、いろいろです。

 そこで以下のグッズを使って取り込みやすい形に紙をばらばらにし、がんがん上の iXシリーズで取り込んでしまいます。

 まず、裁断機。これは書籍や、小冊子など閉じられたものを一気に切るものです。怪我にはとにかく注意。お子さんのいる家庭では要注意です。かつ場所はしっかり置けるところがあることが前提になります。

 これがスタンダードなのですが、この DURODEX は縦て収納できることと、刃を研ぐサービスもあることから、お勧めですね。 

 次に、リムーバー。ホッチキスの芯外しです。これがあるのとないのでは大違い。いちいち外すのは大変ですが、これでサクッと外していくと、研究会などの会でもらった資料や講義資料なども簡単にかみっぺらにできます。

 薄いものであれば、ハサミでホッチキス部分を切るだけでもいいですね。おすすめのハサミは断然フィットカットカーブ。これは切れ味が全然違います。

 書籍の自炊についてはたくさんブログやまとめ、本(これなど)も出ていますが、裁断した本を買い取ってくれるサービス Saidanbon.comこれがシンプルでわかりやすいですかね。(ScanSnap の解説本はこれなど)

 そう、裁断した後の本は綺麗なら売ってしまうこともできるんです!

 その他書籍などを電子化するこつや考え方もいろいろあるのですが、それはまた別に紹介したいと考えています。

取り込んだ電子化資料をどのようにどうやって保存・整理・管理するか

 渡米にあたって特によかったのは、手続き書類、証明書などすべてPDF にしていたので文書作成も早いですし、メールのやり取りも楽だし、確認もスマフォで簡単にできるし、いざというときは印刷どこでもできるのでとてもよかったんです…。

 では、具体的にはどのように管理するか。

 そもそも取り込む書類はなにか。上で紹介したような業務や手続きに関係するもの、その他仕事に関係しそうなものとしては、優先して以下のようなものを取り込んだりしていました。

 ●各種免許・証明書(運転免許、マイナンバーカード、住基カード)

 ●税金関係の書類

 ●手続き関係の書類の控えと記録

 ●推薦状などいただいた文書

 ●年賀状・手紙などの交信記録

 これら、たまにOCR忘れることがあるんですが、Google Document に投げ込めば OCRしてくれるので、それでだいたい OKなんですね。

 そう、Google Document といいましたが、保存方法は

  ローカルの HDD + NAS + クラウドサービス + Gmail で決まり です。

 ローカルのパソコン内にフォルダを作って管理する、NASというネットワーク対応の外付けハードディスクにもデータを入れておく、Dropbox などのクラウドサービスにも入れて起き外出先などでも取り出せるようにしておく、検索や転送の便利さを考え、Gmail で自分にも送っておく。です。

 ただし、データバックアップとハッキングなどの対策はしっかりしないといけません

 しっかり暗号をかけた NAS、ファイルに暗号をかけたうえでクラウドにあげる、ポータブル HDD でこまめにバックアップ、それだけはやっています。

データの整理と保存と管理の仕方

 ローカルのパソコンのHDD では、基本的にフォルダ分けしてファイルを保存しています。具体的には、プライベートのものは

    私的フォルダ > 証明書類

    私的フォルダ>証明書類> 公的証明書類

    私的フォルダ>手続き>税務

    私的フォルダ>交信記録> 2017 年賀状

 業務のものは 

    業務・仕事フォルダ>所属施設>NIID>証明書

    業務・仕事フォルダ>所属施設>NIH>手続き書類

    業務・仕事フォルダ>原稿>依頼原稿>20180102 ●●マニュアル

などとしてフォルダを作り、ファイル名を「医師免許証.pdf」などとして保存。PDF にはパスワードをかけています(これはスキャナ付属の Acrobat で簡単にできます)。

 保存しているのはPDFだけではなく、

 ● 各種番号をまとめたエクセルファイル

 ● 履歴書・CVのファイル(タダでJIS規格ワードが手に入る)

などを適宜ワードなどで作成し、元ファイルとPDFとして保存したファイルをおなじフォルダに入れておくようにしています。

 バックアップおよび持ち運び用にはポータブルハードディスクを使っています。

 ちなみにばぶの愛用品は

アイ・オー・データ機器 USB3.0/2.0ポータブルHDD超高速カクウスブラック 500G HDPC-UT500KE

 小さくて便利です。この辺はお好きなものを選べばよく、SSDでも速いのでよいように思います。

 次に NAS というストレージですが、データは独自サーバも立てているものの、専門のネットワーク NAS を購入して保存し、外出先からも見られるようにしています。

キューナップ ( QNAP ) TS-231P2 単体モデル メモリー 4GB

 買うなら Amazon か、価格ドットコムで調べるのもよいのですが、たまに NTT-X Storeでやすくなるので、その時にそろえます。ストレージはしょっちゅう安売りしているのでおすすめですね。

クラウドにデータを保存する

 これらは家の中などのデータを置いておくのでローカルですが、クラウドサービスも使用しています。これらによって、複数のパソコンやスマホなどで共有できるほか、外出先などでもデータが取り出せます。そのかわり、なんども述べますがセキュリティには十分な注意が必要です。

 ばぶが使っているストレージとしてのクラウドサービスは次のとおり

 ● Google Drive   … デスクトップ同様のファイルを入れています

 ● OneDrive   … プロジェクトごとのフォルダを入れています

 ● Dropbox  … 日常使いや仕事の共同作業ファイルを入れています

 ● MEGA  … 電子書籍など資料類をいれています

   (画像・写真もここにしています)

 ● Amazonクラウドドライブ   …写真やkindle との共有書類

 ● iCloud はバックアップと音楽・動画

 そして、ノートサービスとして以下を使用し、重要なファイルのPDFを貼り付けて置いています。

 ● Evernote   日常のノートと管理用のノート

 ● OneNote   勉強・調べものノートと管理用ノート

 サービスがたくさんあるとファイルを取り出すのも探すのも面倒ですよね。そこでこれらを統合して使えるツール!をつかっています。

 クラウドを統合して管理するために、

 ● Documents6

 ● OTIXO 

 これらのサービスは便利につかえるものが多く、ほぼタダです。何度も書きますが、注意することはセキュリティ。とにかくすべてのファイルにパスワードをかけること。

 パスワード管理にはこれをつかっています。

 ●1Password

マスターファイルも隠して作っておく

 これらの管理のうえで、パスワードや口座番号、各種番号のマスターファイルもエクセルにして隠してあります。これは外出先・出先などでちょっとした作業をするのにとても便利。なんでもだいたいネットでアクセスできるからね…。

その他のデータももちろんクラウドで

 古い写真フィルムだけは(高校のころ写真オタクだった)フィルム専用スキャナで、病理画像はさすがに病院のバーチャルスライドスキャナで取り込みました。

 写真やビデオもクラウドにあるので、外出先で人に見せるのも楽々で、話も弾むことも多いですし、フォルダごとの共有機能を使えば友達との大量の写真の共有、資料の共有もらくらくです。

 というわけで、ばぶは限りなくペーパーレス人間で、メモやノートもあまりとらないので、書籍は山のようにあるのですが、書類を探し回ったことはないです。

 そしてなくさない、何故ならデータ以外は捨てているからですね。

Gmail を活用

 Gmail を使われている方、とても多いと思います。ばぶも愛用です。

 一つのテクニックは、Gmail で自分に PDF ファイルを送っておくことです。検索も便利、大きいファイルなら Google ドキュメントに自動で入れてくれます。

 しかも大抵スマホでも外で安定してアクセスできますので、とっさの時に書類を探せるんですね。旅行日程や旅券などもこれで自分に送っておくと、本当にすぐに取り出せて便利便利。

 また、いざというときには転送もすぐにできますので作業も簡単です。

最後におまけ

 写真について最後におまけを。実家には、バッファローの「おもいでばこ」 を設置してきていて、家族の写真が見られるようにしてあります。これは甥っ子ちゃんたちの写真もテレビ画面で大きくみられて両親にも大変に好評で、年配の方にもお勧めできますね。

というわけで、終わり。

 何をしていても書類は増えますし、情報整理というのは業務・プライベートの効率化にとても役立ちます。ちょっと投資して電子化環境を作るとよいかなと思うのでお勧めしました。この記事も随時更新していこうと思います。

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